برنامه ریزی چیست؟
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعارف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:
تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
انواع برنامه ریزی
از جنبه ماهیت، برنامه‌ریزی دارای انواع برنامه‌ریزی فیزیكی، سازمانی، فرایند، مالی، وظیفه‌ای و عمومی است. از جنبه افق زمانی، برنامه‌ریزی را می‌توان در قالب برنامه‌ریزی كوتاه‌مدت، برنامه‌ریزی میان مدت و برنامه‌ریزی بلندمدت دسته‌بندی كرد.
برنامه ریزی چگونه انجام میشود؟
۱ فرآیند برنامه‌ریزی
۱.۱ گام اول: آگاهی از فرصت‌ها (مسائل و نیازها)
۱.۲ گام دوم: تعیین اهداف کوتاه‌مدت
۱.۳ گام سوم: کسب اطلاعات کامل دربارهٔ فعالیت‌های مورد نظر
۱.۴ گام چهارم: دسته‌بندی و تحلیل اطلاعات
۱.۵ گام پنجم: تعیین فرضیه‌ها و شناخت موانع
۱.۶ گام ششم: تعیین بدیل‌ها
۱.۷ گام هفتم: ارزیابی بدیل‌های گوناگون
۱.۸ گام هشتم: انتخاب بدیل
۱.۹ گام نهم: تدوین برنامه‌های فرعی (پشتیبانی)
۱.۱۰ گام دهم: تنظیم تفصیلی توالی فعالیت‌ها و جدول زمانبندی
۱.۱۱ گام یازدهم: بیان برنامه‌ها به کمک ارقام به‌وسیلهٔ تخصیص بودجه
گام اول: آگاهی از فرصت‌ها (مسائل و نیازها)
این گام با یک مقایسهٔ اساسی بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب شروع میشود. باید یک ارزیابی نسبی از وضعیت اقتصادی، سیاسی، رقابت و فناوری محیط داشته باشیم (وضع موجود) و چرایی و چه چیزی آنچه می‌خواهیم بدست آوریم را نیز بدانیم (وضع مطلوب). برنامه‌ریزی به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصت‌ها نیاز دارد؛ بنابراین پاسخ به پرسش‌های زیر مفید خواهد بود:
مقصود از برنامهٔ در دست تدوین چیست؟
آیا رسیدن به این مقصود به حذف برنامهٔ فعلی، اصلاح آن، یا برنامه‌ای جدید نیاز دارد؟
رسیدن بدین مقصود برای سازمان چه اهمیتی دارد؟
گام دوم: تعیین اهداف کوتاه‌مدت
اهداف کوتاه مدت، نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به مواردی را که باید مورد تأکید قرار گیرد، معین می‌کند و آنچه را که با بکارگیری استراتژی، خط مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمانبندی باید بدست آید، مشخص می‌کند.
گام سوم: کسب اطلاعات کامل دربارهٔ فعالیت‌های مورد نظر
دانستن فعالیت‌هایی که باید برنامه‌ریزی شود و تأثیر آنها بر سایر فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان، برای برنامه‌ریزی هوشیارانه ضروری است. اطلاعات حاصل از مطالعه و بررسی، مروری بر سوابق، مشاهدهٔ اعمال سایر سازمان‌ها و راه‌حل‌های بکار رفته در گذشته و تجربه منابع مشهور، اطلاعات قابل استفاده را تشکیل می‌دهد. پرسش‌های زیر به این گام کمک می‌کند:
آیا تمامی داده‌های لازم جمع‌آوری شده و برای پوشش دادن به همهٔ فعالیت‌ها کافی است؟
آیا پیشنهادهای افراد اجرایی اخذ شده است؟
گام چهارم: دسته‌بندی و تحلیل اطلاعات
در این مرحله، هر جزئی از اطلاعات، هم به‌طور مجزا و هم در ارتباط با کل آن، بررسی میشود؛ روابط میان متغیرها شناسایی و بررسی میشود و اطلاعات موجود طبقه‌بندی میشود. پرسش‌های زیر می‌تواند مفید باشد:
آیا روابط آشکار بین داده‌های واقعی وجود دارد؟
آیا افراد مهم اجرایی روابط بالا را تأکید می‌کنند؟
آیا برای تسهیل در تحلیل، اطلاعات جدول‌بندی شده یا به‌صورت نمودار درآمده است؟
گام پنجم: تعیین فرضیه‌ها و شناخت موانع
مفروضات برنامه‌ریزی، بر مبنای تصورات ما از محیطی است که برنامه‌ریزی می‌خواهد در آن انجام گیرد. باید تمام مدیران برنامه‌ریزی روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند. پرسش‌های زیر برای تعیین فرضیه‌ها مفیدند:
برای برنامه‌ریزی چه فرضیه‌های مهمی دربارهٔ آینده دارید؟
آیا فرضیه‌ها جامع هستند و تمام مقتضیات مهم را پوشش می‌دهند؟
چه فرضیه‌هایی را باید به منظور شناسایی تغییراتی که ممکن است تأثیر جدی بر برنامه بگذارد، کنترل کرد؟
گام ششم: تعیین بدیل‌ها
در این گام بدیل‌های مختلف (راه‌حل‌های مختلف مسأله یا برنامه‌های پیشنهادی مختلف) جمع‌آوری میشود. همهٔ راه‌حل‌های احتمالی باید جمع‌آوری شود، بدون اهمیت به این که در نگاه اول ممکن است بعضی بدیل‌ها مفید نیستند یا راه‌حل بهینه نیستند. پس از آن باید نقاط ضعف و قوت بدیل‌ها تعیین شود تا بتوان آنها را با هم مقایسه کرد. در این مورد پرسش‌های زیر را می‌توان مطرح کرد:
در صورت انتخاب هر برنامه (بدیل)، چه اصلاحی (تعدیلی) ممکن است لازم شود؟
آیا کیفیت، سرعت و هزینهٔ لازم رضایت‌بخش است؟
آیا مکانیزه کردن کارها بر سرعت انجام آنها می‌افزاید؟
گام هفتم: ارزیابی بدیل‌های گوناگون
پس از تعیین بدیل‌ها و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک، باید آنها را با اهداف و مفروضات اولیه سنجید. در این مرحله از فرآیند برنامه‌ریزی است که فنون پژوهش‌های عملیاتی و ریاضی در زمینهٔ مدیریت کاربرد عمده‌ای دارند.
گام هشتم: انتخاب بدیل
مرحلهٔ اصلی در تصمیم‌گیری، انتخاب بدیل است. برای انتخاب بهینه پرسش‌های زیر مفید است:
آیا برنامه (بدیل)، برای تطبیق با شرایط متفاوت قابلیت انعطاف دارد؟
آیا برنامه، مورد پذیرش افراد اجرایی (عملیاتی) است؟
برنامهٔ انتخابی از نظر پرسنل، مکان، تجهیزات، آموزش و نظارت، به چه امکانات جدیدی نیاز خواهد داشت؟
گام نهم: تدوین برنامه‌های فرعی (پشتیبانی)
برنامه‌ریزی بدون این مرحله به‌ندرت کامل می‌گردد. تقریباً همیشه برای حمایت از برنامهٔ اصلی، به برنامه‌های فرعی نیاز است. برای مثال،هنگامی که یک شرکت هواپیمایی تصمیم به خرید یک سری هواپیمای جدید می‌گیرد، این تصمیم‌گیری به یک سری برنامه‌ریزی فرعی جدید نیاز دارد؛ از جمله در مورد استخدام و آموزش افراد مختلف با مهارت‌های گوناگون، خرید و نگهداری لوازم یدکی، ایجاد امکانات تعمیراتی، برنامه زمانبندی جدید، تأمین بودجه، اخذ بیمه و غیره.
گام دهم: تنظیم تفصیلی توالی فعالیت‌ها و جدول زمانبندی
جزئیات اینکه فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، در کجا، توسط چه کسی و در چه زمانی باید انجام شود به طور مناسب تنظیم می‌گردد؛ چگونگی و زمان به‌کارگیری برنامه، حیاتی است. پرسش‌های زیر برای تنظیم این مرحله می‌تواند مطرح شود:
آیا برنامه، از نظر محتوا و زمانبندی نظر مجریان و پذیرش از طرف آنها را جلب کرده است؟
آیا جزئیات دستورالعمل‌ها برای پوشش دادن به برنامه، تدوین شده است؟
آیا فرم‌ها و لوازم مورد نیاز آماده است؟
فایل پاورپوینت 135 اسلاید
